Allgemeine Fragen zum Programm
Arbeitet das Tool offline?
Ja, vollständig. Alle Daten bleiben lokal auf Ihrem PC im Windows-Benutzerverzeichnis (AppData). Es findet keine Cloud-Übertragung statt. Auch die Validierung mit dem KoSIT-Validator läuft komplett offline.
Für wen ist SPRechnung geeignet?
SPRechnung ist für jeden Unternehmer, Freiberufler und KMU konzipiert, der die volle Kontrolle über seine Daten (Rechnungen, Angebote und Auftragsbestätigungen) behalten möchte. Während Cloud-Anbieter den Upload sensibler Kunden- und Rechnungsdaten auf fremde Server verlangen, arbeitet SPRechnung rein lokal. Auch die Validierung mit dem KoSIT-Validator läuft komplett offline.
Es ist die ideale Lösung für alle, die:

• Datenschutz priorisieren: Keine Speicherung von Geschäftsgeheimnissen in der Cloud.
• Rechtssicherheit suchen: Verbindliche Erstellung und Prüfung von XRechnungen für B2B und B2G (Behörden).
• Transparenz wollen: Wer eingehende E-Rechnungen nicht nur „verarbeiten“, sondern auch verstehen und prüfen möchte, findet hier das perfekte Werkzeug.

Was kann ich mit SPRechnung erstellen?
SPRechnung ist kein einfacher „Schreiber“, sondern Ihre Schaltzentrale für den elektronischen Rechnungsverkehr. Der Funktionsumfang umfasst:

• Erstellung (Ausgang): Erstellen Sie Angebote (OFFER), Auftragsbestätigungen (OC) und Rechnungen (INVOICE). Jedes Dokument kann als professionelles PDF und/oder als rechtskonformer XRechnung-XML-Datensatz exportiert werden.
• Prüfung (Validator): Nutzen Sie den integrierten KoSIT-Validator, um sowohl Ihre selbst erstellten als auch eingehende Rechnungen technisch und inhaltlich auf Herz und Nieren zu prüfen.
• Visualisierung (Viewer): Machen Sie „Code“ lesbar. Eingehende XML-Rechnungen (UBL/CII) werden über die offizielle Anzeige-Logik in eine klare HTML-Ansicht umgewandelt. So sehen Sie sofort, was Sie bezahlen sollen – ohne kryptische Tags lesen zu müssen.
• Lokale Verwaltung: Alle Belege werden in einem sicheren, lokalen Archiv organisiert, auf das nur Sie Zugriff haben.
• Export & Schnittstellen (Übergabe): Bereiten Sie Ihre Daten per Klick für die Buchhaltung vor. Exportieren Sie Belegpakete, Journale oder Stammdaten in gängigen Formaten (ZIP, Excel, CSV), um sie sicher an Ihren Steuerberater zu übergeben.

Welche Tabs/Bereiche hat das Programm?
Die Hauptbereiche sind: Dashboard – Übersicht und Schnellzugriff Stammdaten – Ihre Firmendaten und Kundenverwaltung Dokumenten-Editor – Erstellung von Rechnungen/Angeboten/AB XRechnung – Erstellung normkonformer XML-Dateien Einstellungen – Konfiguration und Bundles Archiv – Alle gespeicherten Dokumente
Wo werden meine Daten gespeichert?
Alle Daten liegen lokal auf deinem PC in %APPDATA%\SPRechnung . Das umfasst: Stammdaten, Dokumente, Einstellungen, Presets, Archiv und XRechnung-Bundles.
Archiv & Dokumente
Kann ich Dokumente aus dem Archiv löschen?
Ja, aber mit Vorsicht. Wählen Sie das Dokument und klicken Sie auf Löschen . Gelöschte Dokumente können nicht automatisch wiederhergestellt werden, sofern kein Backup existiert.
Kann ich Dokumente später wieder öffnen und bearbeiten?
Ja. Wählen Sie das Dokument im Archiv aus und klicken Sie auf Bearbeiten . Das Dokument wird in den Dokumenten-Editor geladen.
Welche Informationen sehe ich im Archiv?
Im Archiv sehen Sie u. a. Dokumenttyp, Dokumentnummer, Datum, Kunde, Summe, Status sowie Hinweise zur XRechnung- oder PDF-Ausgabe (je nach Implementierungsstand).
Kann ich Dokumente exportieren (z. B. für Steuerberater)?
Ja. SPRechnung bietet Export-Funktionen für strukturierte Ablage und Übergabe, z. B. als ZIP mit Dokumenten (PDF/XML) und optionalen Zusatzdateien – abhängig von Ihrer Konfiguration und dem aktuellen Feature-Stand.
Backup & Restore
Gibt es eine Backup-Funktion?
Ja. SPRechnung kann Ihre Daten sichern, sodass Sie bei Bedarf wiederherstellen können. Empfohlen wird ein regelmäßiges Backup, insbesondere vor Updates.
Was wird im Backup gesichert?
Typischerweise: Datenbank/Datenspeicher, Stammdaten, Dokumente, Presets, Einstellungen, ggf. Bundle-Informationen und Protokolle (je nach Setup).
Wie stelle ich ein Backup wieder her?
Über die Restore-Funktion (oder den vorgesehenen Pfad/Assistenten). Nach dem Restore wird die Datenbasis wieder auf den gesicherten Stand gesetzt. Ein Restore sollte idealerweise erfolgen, wenn das Tool geschlossen ist.
Bundles & Updates
Was ist ein XRechnung-Bundle?
Ein Bundle ist das offizielle Paket der XRechnung-Artefakte (z. B. Schemata/Regeln/Viewer-Komponenten). Es definiert Versionen und Prüfregeln.
Warum muss ich XRechnung-Bundles manuell herunterladen und importieren?
Weil wir bei Datensicherheit keine Kompromisse eingehen.
Das manuelle Einspielen von Bundles ist kein technischer Umweg, sondern ein zentrales Sicherheits-Feature von SPRechnung. Unser Tool folgt dem strikten Offline-First-Prinzip:

• Kein „Phone Home“: SPRechnung baut von sich aus keinerlei Hintergrundverbindungen zu externen Servern auf. Während andere Programme unbemerkt Daten im Hintergrund austauschen oder Updates erzwingen, bleibt unser Tool komplett isoliert.
• Volle Souveränität: Sie allein entscheiden, wann und welches Bundle Sie nutzen. Sie laden das offizielle Paket direkt von der vertrauenswürdigen Quelle (xeinkauf.de) herunter. Damit ist sichergestellt, dass keine modifizierten oder unsicheren Daten in Ihr System gelangen.
• Transparenz durch Handarbeit: Der manuelle Import garantiert Ihnen, dass Sie jederzeit Herr über Ihre Software-Umgebung sind. Sie wissen genau, welche Version der Geschäftsregeln gerade aktiv ist – ohne Überraschungen durch automatische Hintergrund-Updates.

Wie bekomme ich neue Bundles?
Bundes/KoSIT stellt Bundles offiziell bereit. Sie laden das Bundle manuell von der offiziellen Quelle  (https://xeinkauf.de/) herunter und importieren es dann in SPRechnung. 
Was passiert nach Import und Aktivierung?
Nach der Aktivierung stellt SPRechnung die zugehörigen Funktionen (Generator, Validierung, Viewer) automatisch auf das aktivierte Bundle um.
Muss ich für Updates online sein?
Für den Bundle-Download ja (manueller Download). Die Verarbeitung, Prüfung und Nutzung im Tool erfolgt anschließend lokal/offline.
Dashboard & Erste Schritte
Was sehe ich im Dashboard?
Eine Übersicht über wichtige Bereiche, z. B. zuletzt bearbeitete Dokumente, Schnellaktionen, Statushinweise und Einstiegspunkte für zentrale Workflows.
Wie starte ich am besten?
Empfohlen: Zuerst Stammdaten anlegen (eigene Firma, Bankdaten, Steuern, Adresse) und ein Kundenprofil erstellen. Danach können Sie Dokumente im Dokumenten-Editor erzeugen.
Gibt es eine Inbetriebnahmehilfe?
Ja, lade den Installations_Leitfaden (pdf) herunter oder nutze die Toolinterne Hilfe. Sie unterstützt beim Anlegen der Stammdaten, Logo, PDF-Einstellungen und Bundle-Installation.
Datensicherheit & Offline-Betrieb
Werden Daten an SP Services oder Dritte übertragen?
Nein. SPRechnung ist lokal/offline-first. Daten bleiben lokal auf dem Rechner. Es gibt keine automatische Cloud-Synchronisierung.
Kann ich XRechnung-XML erstellen, ohne etwas hochzuladen?
Ja. Die XML-Erstellung erfolgt lokal. Auch die Validierung mit KoSIT läuft lokal.
Wo liegen die Daten genau?
Im Windows-Benutzerprofil (AppData) unter dem SPRechnung-Anwendungsordner. Dadurch sind keine Adminrechte nötig und die Daten sind pro Benutzer getrennt.
Dokumenten-Editor
Wie erstelle ich eine Rechnung?
Im Dokumenten-Editor wählen Sie den Dokumenttyp z.B. Rechnung, füllen Kopf-/Kundendaten, Positionen, Steuern und Zahlungsinfos aus. Danach können Sie als PDF ausgeben und optional XRechnung-XML erzeugen.
Kann ich Angebote und Auftragsbestätigungen erstellen?
Ja. Im Dokumenten-Editor können Sie Dokumenttyp Angebot oder Auftragsbestätigung wählen und analog bearbeiten.
Kann ich ein Logo im PDF anzeigen?
Ja. Sie hinterlegen das Logo in den Einstellungen/Stammdaten. Die PDF-Ausgabe übernimmt das Logo und nutzt Ihre Layout- und Format-Einstellungen.
Wie funktioniert das Laden von Käufer-/Verkäuferdaten?
Über die Stammdaten. Verkäuferdaten sind Ihre Firmendaten. Käuferdaten stammen aus den gespeicherten Kundenprofilen. Beim Laden werden diese Felder in das Dokument übernommen.
Eingehende E-Rechnungen 
Kann ich eingehende XRechnungen anzeigen?
Ja. SPRechnung bietet eine Übersicht der wichtigsten Daten und eine vollständige Viewer-Ansicht (HTML), damit Sie die Rechnung ohne XML-Stress lesen können.
Wie funktioniert die Visualisierung?
SPRechnung nutzt die offizielle Visualisierungskomponente (XSL/HTML), sodass XRechnungen menschenlesbar dargestellt werden.
Welche Daten sehe ich typischerweise?
Typisch sind Absender/Empfänger, Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuerinfos, Zahlungsbedingungen, Positionen und Referenzen (z. B. Leitweg-ID/Buyer Reference).
Brauche ich dafür Internet?
Nein. Nach Installation/Einbindung läuft die Darstellung lokal.
Was ist, wenn die XML ungewöhnlich ist?
Dann hilft der Viewer für die Darstellung, und die Validierung kann technische Unstimmigkeiten sichtbar machen. Bei extrem fehlerhaften Dateien kann die Darstellung eingeschränkt sein.
Einstellungen
Welche Grundeinstellungen sollte ich setzen?
Empfohlen sind: Firmendaten vollständig, Logo, PDF-Layout/Abstände, Standard-Währung, Steuerlogik (USt/Reverse Charge), Pfade (Export/Archiv), sowie Bundle-Verwaltung.
Kann ich Pfade für Export/Archiv anpassen?
Ja, je nach Feature-Stand. Ziel ist, dass Sie Speicherorte für PDFs/XML/Exporte bewusst steuern können.
Wo stelle ich Bundles ein?
Im Bundle-Manager in den Einstellungen. Dort importieren und aktivieren Sie Bundles.
Fehlerbehebung 
Was mache ich bei Fehlermeldungen beim XML-Erzeugen?
Prüfen Sie zuerst Pflichtfelder, Adressdaten, Steuerlogik und Buyer Reference/Leitweg-ID. Danach erneut validieren. Häufig sind fehlende oder inkonsistente Stammdaten die Ursache.
Warum ist „grün“ nicht erreichbar?
Typische Gründe sind: Pflichtangaben fehlen, CodeLists/IDs sind falsch (z. B. Endpoint-Schema), Steuerlogik passt nicht (z. B. VAT breakdown).
Wie gehe ich systematisch vor?
Lesen Sie den Report, identifizieren Sie den betroffenen Bereich, korrigieren Sie die Eingabefelder und validieren Sie erneut, bis der Status grün ist.
Was bedeutet gelb?
Gelb bedeutet meist Hinweise oder Warnungen. Die Rechnung kann ggf. formal korrekt sein, aber es gibt Verbesserungs- oder Plausibilitäts-Hinweise. Für bestimmte Empfänger kann dennoch grün erforderlich sein.
Was bedeutet rot?
Rot bedeutet: Die Rechnung ist nicht valide. In diesem Zustand sollte sie nicht versendet werden, weil Empfänger oder Portale sie ablehnen können.
Lizenz & Aktivierung
Wie funktioniert die Lizenzierung grundsätzlich?
Sie laden SPRechnung herunter. Nach Ablauf der Test-Freischaltungen wird die volle Nutzung durch eine Lizenzdatei aktiviert, die Sie im Tool importieren.
Wie fordere ich eine Lizenz an?
Im Bereich Einstellungen/Lizenzierung geben Sie Ihre Daten ein. Daraus wird ein Request erstellt, der per E-Mail an SP Services gesendet wird.
Wie erhalte ich die Lizenzdatei?
Nach Zahlung wird der Request signiert und als Lizenzdatei zurückgesendet. Diese importieren Sie im Tool. Danach sind alle Funktionen freigeschaltet.
Gibt es mehrere Tool-Varianten (Demo/Vollversion)?
Nein. Es ist eine Version, die intern per Lizenzstatus Funktionen freischaltet oder sperrt.
Nummerierung 
Wie werden Dokumentnummern vergeben?
SPRechnung nutzt Nummerierungslogiken pro Dokumenttyp. Sie können Vorlagen/Pattern definieren, sodass Rechnungen, Angebote und Auftragsbestätigungen konsistent nummeriert werden.
Kann ich Nummern anpassen?
Ja, über die Nummerierungs-Einstellungen (je nach UI-Stand). Ziel ist ein praxisnahes Pattern für Ihre Prozesse.
Warum ist Nummerierung wichtig?
Sie sorgt für Ordnung, Wiederauffindbarkeit, korrekte Referenzen und saubere Ablage, insbesondere bei Angebot → Auftragsbestätigung → Rechnung.
Kann ich fortlaufende Nummern sicherstellen?
Ja, die Logik ist auf konsistente Vergabe ausgelegt. Wichtig ist, dass Sie die Nummerierung nicht manuell „zurückdrehen“, um Kollisionen zu vermeiden.
Werden Nummern im Archiv wiedergefunden?
Ja. Dokumentnummern sind ein zentraler Such- und Sortieranker im Archiv/Workflow.
Rabatte & Zuschläge
Kann ich Rabatte und Zuschläge abbilden?
Ja. SPRechnung unterstützt Positionen sowie dokumentweite Rabatte/Zuschläge (je nach Konfiguration). Wichtig ist die korrekte Steuerkategorie, damit die Validierung stimmt.
Warum gibt es bei Rabatten oft Validierungsfehler?
Weil VAT breakdown und Summenlogik exakt passen müssen. Bei falscher Steuerkategorie oder falscher Zuordnung stimmt die Steuerbasis nicht.
Rechtliche Grundlagen 
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD in passendem Profil), nicht nur ein PDF.
Was ist der Unterschied zu einem PDF?
Ein PDF ist in der Regel für Menschen lesbar, aber nicht strukturiert maschinenlesbar. Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die automatisiert verarbeitet werden können.
Gilt E-Rechnung nur für Behörden (B2G)?
XRechnung ist historisch stark im B2G-Kontext, wird aber auch im B2B genutzt. Entscheidend ist, was der Empfänger verlangt und welche gesetzlichen Vorgaben/Übergangsregeln gelten.
Muss ich ab 2025 E-Rechnungen schreiben?
Es gibt gesetzliche Vorgaben und Übergangsregeln sowie Ausnahmen. Entscheidend sind Unternehmensart, Umsätze, Empfängeranforderungen und die jeweils gültigen Regelungen (BMF/FAQ). SPRechnung ist darauf ausgelegt, Sie in diesen Anforderungen praktisch zu unterstützen.
Erfüllt SPRechnung GoBD?
SPRechnung ist auf eine saubere, nachvollziehbare Ablage und Prozesse ausgelegt. Eine rechtssichere Umsetzung hängt zusätzlich von Ihrer internen Organisation und den eingesetzten Abläufen ab. Es erfolgt keine automatische Rechtsberatung im Tool.
Stammdaten & Kundenverwaltung
Welche Stammdaten sind besonders wichtig?
Firmendaten, Adresse, Steuerinformationen (USt-IdNr.), Bankdaten, Endpoint ID/Schema (falls relevant), sowie Kundenprofile inkl. Buyer Reference/Leitweg-ID (bei Bedarf).
Warum sind Endpoint ID und Endpoint Schema relevant?
Sie werden für bestimmte Empfänger/Standards benötigt, um elektronische Adressen eindeutig zu definieren. Wenn diese Felder leer oder falsch sind, kann das Validierungsergebnis leiden.
Wie verwalte ich Kunden?
Sie legen Kundenprofile an und laden diese bei Bedarf in neue Dokumente. So vermeiden Sie wiederholte Eingaben und erhöhen die Datenqualität.
Validierung & KoSIT-Validator 
Was ist der KoSIT-Validator?
Ein offizielles Prüfwerkzeug (Engine + Regelwerke), das XRechnung-Datensätze gegen die geltenden Regeln validiert. Es prüft Syntax, Pflichtfelder, CodeLists und Geschäftsregeln.
Warum ist Validierung wichtig?
Weil viele Empfänger nur valide XRechnungen akzeptieren. Eine Rechnung, die nicht „grün“ ist, kann abgelehnt werden oder Folgekosten verursachen.
Was bedeutet „grün“?
Grün bedeutet: Der Datensatz ist validiert und erfüllt die relevanten Regeln (gemäß eingesetzter Konfiguration/Bundleversion).
Wie läuft die Validierung in SPRechnung?
Die Validierung ist im Tool integriert (separater Tab). Sie erzeugen die XML und prüfen diese lokal. Je nach Ergebnis korrigieren Sie Daten und prüfen erneut.
Was sehe ich im Report?
Fehlercodes (z. B. BR-...), Beschreibungen, betroffene Bereiche und Hinweise, welche Felder oder Summenlogiken nicht passen.
XRechnung erstellen
Was ist XRechnung?
XRechnung ist ein Standard für elektronische Rechnungen in Deutschland, basierend auf EN 16931. XRechnung beschreibt u. a. Pflichtfelder, Datenelemente und Validierungsregeln.
Wie erstelle ich eine XRechnung mit SPRechnung?
Sie pflegen die Daten im Dokumenten-Editor, wechseln in den XRechnung-Bereich und lassen die XML-Datei erzeugen. Danach validieren Sie lokal mit KoSIT.
Welche typischen Pflichtangaben muss ich beachten?
Adressdaten, Identifikatoren, Rechnungsnummer/Datum, Beträge, Steuern, Zahlungsbedingungen, Leistungsdatum und ggf. Buyer Reference/Leitweg-ID.
Kann ich XRechnung auch im B2B einsetzen?
Ja. Viele Unternehmen nutzen strukturierte E-Rechnungen auch im B2B, insbesondere wenn der Empfänger dies verlangt oder Automatisierungsvorteile nutzen will. Wichtig ist, dass beide Seiten das Format akzeptieren.
E-Rechnung empfangen & prüfen
Wie sollte ich eingehende E-Rechnungen prüfen?
Empfohlen: Inhaltlich prüfen (Beträge, Positionen, Steuern, Zahlungsdaten) und technisch prüfen, direkt in SPRechnung mit dem KoSIT Validator. Für Lesbarkeit hilft der integrierte Viewer.
Kann ich eingehende Rechnungen archivieren?
Ja. Wichtig ist eine geordnete Ablage gemäß Ihrer internen Prozesse. SPRechnung unterstützt lokale Speicherung und strukturierte Ablage.
Was ist eine gute Praxis beim Empfang?
Eingangskanal definieren, Dateiablage strukturieren, Prüfung dokumentieren, Freigaben festlegen und revisionssicher ablegen (je nach Organisationsanforderungen).
BT-Lexikon 
BT-1 Begriff: Rechnungsnummer Erläuterung: Die eindeutige Nummer des Dokuments.
BT-2
Begriff: Rechnungsdatum Erläuterung: Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.
BT-10
Begriff: Leitweg-ID / Käuferreferenz Erläuterung: Die Adresse für die automatisierte Zustellung (besonders bei Behörden).
BT-24
Begriff: Name des Verkäufers Erläuterung: Ihr offizieller Firmenname laut Gewerbeanmeldung.
BT-27
Begriff: Anschrift des Verkäufers Erläuterung: Ihre vollständige Geschäftsadresse.
BT-31
Begriff: USt-IdNr. des Verkäufers Erläuterung: Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (beginnend mit DE).
BT-48
Begriff: Rechnungswährung Erläuterung: Die Währung, in der die Beträge abgerechnet werden (meist EUR).
BT-72
Begriff: Leistungsdatum Erläuterung: Der Tag oder Zeitraum, an dem die Leistung erbracht wurde.
BT-81
Begriff: Zahlungsart Code Erläuterung: Ein technischer Code (z.B. „30“ für Überweisung oder „58“ für SEPA-Lastschrift).
BT-110
Begriff: Gesamtnetto Erläuterung: Die Summe aller Rechnungspositionen vor Steuern.
BT-112
Begriff: Gesamtsteuer Erläuterung: Der gesamte Mehrwertsteuerbetrag der Rechnung.
BT-115
Begriff: Gesamtbrutto Erläuterung: Der Gesamtbetrag inklusive Steuern.
BT-116
Begriff: Steuerbasis Erläuterung: Der Betrag, auf den die Steuer angewendet wird (pro Steuerkategorie).
BT-118
Begriff: Steuerkategorie Code Erläuterung: Kennzeichnet z.B. Standard, ermäßigt, steuerfrei, Reverse Charge.
BT-119
Begriff: Steuersatz Erläuterung: Der Steuersatz in Prozent (z.B. 19, 7, 0).