ÖFFENTLICHE AUFTRAGGEBER · PROZESSE · DIGITALISIERUNG
SP Services unterstützt Kommunen und öffentliche Organisationen bei der Analyse, Optimierung, Digitalisierung und Automatisierung von Verwaltungs-, Betriebs- und Unterstützungsprozessen.
Wir verbinden methodische Prozessarbeit mit technischer Umsetzung. Abhängig vom Auftrag entstehen nicht nur Bestandsaufnahmen oder allgemeine Empfehlungen, sondern nachvollziehbare Ist-Prozesse, abgestimmte Soll-Konzepte, fachliche Anforderungen, umsetzbare Arbeitspakete sowie Test-, Übergabe- und Einführungsunterlagen.
Von der Prozessaufnahme über Soll-Konzept und Beschaffungsvorbereitung bis zur kontrollierten technischen Umsetzung.
Typische Ausgangslagen
Unsere Leistungen für öffentliche Auftraggeber
Organisationsuntersuchung
Wir untersuchen Aufgaben, Rollen, Schnittstellen und Abläufe in abgegrenzten Organisationseinheiten oder Prozessfamilien und entwickeln ein umsetzbares Zielbild mit priorisierten Maßnahmen.
Prozessaufnahme
Wir erfassen Ist-Prozesse einschließlich Rollen, Daten, Dokumenten, Systemen, Varianten und Ausnahmewegen und schaffen eine belastbare Grundlage für Optimierung, Digitalisierung und Automatisierung.
Prozessmanagement
Wir unterstützen beim Aufbau von Prozessverantwortung, Prozessregistern, Modellierungsstandards, Kennzahlen und kontinuierlichen Verbesserungszyklen.
Soll-Prozess
Wir vereinfachen Abläufe, reduzieren Medienbrüche und entwickeln ein fachlich abgestimmtes digitales Sollbild mit klaren Rollen sowie Daten-, Dokumenten- und Systemanforderungen.
Potenzialanalyse
Wir identifizieren geeignete Automatisierungskandidaten, bewerten Nutzen, Machbarkeit, Wirtschaftlichkeit, Schutzbedarf und Betriebsanforderungen und entwickeln realistische Umsetzungspakete.
Umsetzung
Wir realisieren klar abgegrenzte Workflow-, Daten- und Dokumentenlösungen einschließlich Rollen, Prüfungen, Freigaben, Fristen, Schnittstellen, Ausnahmewegen, Tests und Übergabe. Größere oder besonders spezialisierte Prozessketten werden abhängig von Umfang und Anforderungen eigenständig oder in einer klar abgegrenzten Partnerrolle umgesetzt.
Beschaffung
Wir entwickeln fachliche Anforderungen, Leistungsbeschreibungen, Bewertungskriterien sowie Demo-, Test- und Abnahmeszenarien, damit Softwarelösungen nachvollziehbar am tatsächlichen Prozessbedarf bewertet werden können.
Dokumentenprozesse
Wir bereiten Akten-, Dokumenten-, Posteingangs-, Freigabe- und Vorgangsprozesse fachlich für DMS- oder E-Akte-Vorhaben vor.
Projektsteuerung
Wir strukturieren Vorhaben, koordinieren Beteiligte und unterstützen Status-, Risiko-, Entscheidungs- und Änderungsmanagement sowie eine nachvollziehbare Projektabwicklung.
Qualitätssicherung
Wir übersetzen Anforderungen in prüfbare Testfälle, begleiten fachliche Ende-zu-Ende-Tests und schaffen transparente Entscheidungsgrundlagen für Abnahme und Betriebsbereitschaft. Die formale Abnahmeentscheidung verbleibt beim Auftraggeber.
Von der Analyse bis zur Umsetzung
Je nach Bedarf übernehmen wir einzelne Arbeitspakete oder begleiten eine zusammenhängende Prozesskette.
Bedarf, Ziel und Scope klären.
Ist-Prozess, Rollen, Daten und Systeme erfassen.
Schwachstellen, Risiken und Potenziale bewerten.
Soll-Prozess und Lösungsanforderungen entwickeln.
Umsetzung oder Beschaffung fachlich vorbereiten.
Workflow-, Daten- oder Dokumentenlösung umsetzen.
Test, Abnahmevorbereitung, Dokumentation und Übergabe begleiten.
Technologie wird erst nach Klärung des Prozesses ausgewählt. Lösungen können regelbasiert, workflowgestützt, skript- oder softwarebasiert sowie – bei fachlicher und betrieblicher Eignung – punktuell KI-gestützt sein.
Partner und Hauptauftragnehmer
SP Services kann in öffentlichen Vorhaben klar abgegrenzte Fach- und Umsetzungspakete als Unterauftragnehmer übernehmen. Wir unterstützen Hauptauftragnehmer, Beratungsunternehmen, Technologieanbieter und weitere Projektpartner insbesondere bei Prozessanalyse, Prozessoptimierung, Digitalisierung, Automatisierung, Beschaffungsvorbereitung, Projektsteuerung sowie Test und Qualitätssicherung.
Die Zusammenarbeit kann einzelne Projektphasen, definierte Arbeitspakete oder eine ergänzende Fachrolle innerhalb eines bestehenden Projektteams umfassen.
Zusammenarbeit für ein öffentliches Vorhaben anfragenPreisgestaltung
Abhängig von Leistungsgegenstand und Beschaffungsmodell bieten wir klar abgegrenzte Pauschalpreise, rollenbezogene Tagessätze, Aufwand mit vereinbarter Obergrenze oder kombinierte Projektmodelle an. Bei formellen Vergabeverfahren richten wir Leistungs- und Preisangaben nach den Vergabeunterlagen und Preisblättern des öffentlichen Auftraggebers.
Bei organisatorisch oder technisch noch nicht vollständig geklärten Vorhaben kann zunächst eine abgegrenzte Analyse- oder Konzeptionsphase vereinbart werden. Auf dieser Grundlage lassen sich Umsetzung, Zeitplan, Risiken und Kosten belastbarer festlegen.
SP Services arbeitet mit einer schlanken Projektstruktur und direkter Betreuung durch die Geschäftsführung. Leistungsumfang, Liefergegenstände, Mitwirkungen und Abgrenzungen werden vor Beginn nachvollziehbar vereinbart.
Häufige Fragen
Nein. Unser Angebot richtet sich unter anderem an Kommunen, Städte, Landkreise, Zweckverbände, Eigenbetriebe, Stadtwerke, öffentliche Beteiligungsgesellschaften, Bildungs- und Forschungseinrichtungen, Kammern sowie weitere öffentliche Organisationen.
Nein. Bei unklarem Ausgangspunkt kann zunächst eine abgegrenzte Prozessaufnahme, Organisationsuntersuchung oder Automatisierungspotenzialanalyse durchgeführt werden.
Nein. Abhängig vom Auftrag übernehmen wir neben Analyse und Konzeption auch klar abgegrenzte Workflow-, Daten-, Dokumenten- und Schnittstellenlösungen sowie Test, Dokumentation und geordnete Übergabe.
Nein. KI ist nur eine mögliche Technologie. Häufig sind regelbasierte Workflows, strukturierte Datenverarbeitung, Schnittstellen oder klassische Automatisierung die geeignetere und besser kontrollierbare Lösung.
Die Preisform richtet sich nach Leistungsgegenstand und Beschaffungsmodell. Klar definierte Ergebnisse können pauschal angeboten werden. Offene, iterative oder länger laufende Leistungen werden häufig nach Tagessatz, Abrufkontingent oder Aufwand mit Obergrenze vereinbart. Größere Umsetzungen werden typischerweise phasenweise oder kombiniert kalkuliert.
Ja. Abhängig von Gegenstand und Umfang des Vorhabens beteiligen wir uns eigenständig, gemeinsam mit Projektpartnern oder als Unterauftragnehmer an geeigneten Vergabeverfahren.
Ja. SP Services kann klar abgegrenzte Fach- und Umsetzungspakete innerhalb eines größeren Gesamtprojekts übernehmen. Ansprechpartner für eine mögliche Zusammenarbeit sind insbesondere Hauptauftragnehmer, Beratungsunternehmen, Technologieanbieter und weitere Projektpartner.
Kontakt
Eine kurze Beschreibung genügt für den ersten Kontakt. Danach klären wir, welche Informationen und welcher Leistungsumfang für Ihr Vorhaben sinnvoll sind.
SP Services GmbH
Kanalstraße 2
63785 Obernburg a. Main
Deutschland
E-Mail: anfrage@sp-services-gmbh.de
Telefon: +49 6022 6520336
