ÖFFENTLICHE AUFTRAGGEBER · KI-BESCHAFFUNG · KI-BETRIEB

KI-Vorhaben fachlich vorbereiten, geordnet einführen und kontrolliert betreiben.

SP Services unterstützt öffentliche Auftraggeber bei der fachlichen Vorbereitung von KI-bezogenen Vorhaben – zum Beispiel bei neuen Anwendungen, KI-gestützten Funktionen in bestehenden Fachverfahren, Pilotierungen oder der strukturierten Beschaffungsvorbereitung.

Wir verbinden Prozessanalyse, Anforderungsmanagement, Test- und Bewertungslogik, Human Oversight sowie dokumentierte Übergaben in den Betrieb. Nicht jede Aufgabenstellung erfordert eine eigene KI-Beschaffung – genau das wird zu Beginn systematisch geklärt.

Vorhaben anfragen KI-Governance & KI-Kompetenz

Vom Anwendungsfall über fachliche Anforderungen und Teststellungen bis zu Pilotierung, Betriebsübergabe und laufender Kontrolle.

Typische Ausgangslagen

Vor Produktauswahl oder Vergabe muss zuerst der fachliche Bedarf sauber beschrieben werden.

Gerade im öffentlichen Bereich sollten Aufgabe, Prozess, Kontrollbedarf und Zuständigkeiten geklärt sein, bevor Anbieter oder Lösungen bewertet werden.

Ein Fachbereich möchte KI nutzen, der Anwendungsfall ist jedoch noch nicht ausreichend abgegrenzt.
Mehrere Anbieter oder Produktansätze stehen im Raum, ohne dass ein einheitlicher Bewertungsrahmen vorliegt.
Es ist unklar, ob eine neue Beschaffung erforderlich ist oder ob bestehende Fachverfahren, Workflows oder Standardsoftware geeigneter sind.
Anforderungen an Datenverarbeitung, fachliche Kontrolle, Informationssicherheit, Dokumentation und Betrieb sind noch nicht zusammengeführt.
Demos oder Pilotideen liegen vor, aber Testszenarien, Erfolgskriterien und Rollen sind noch nicht definiert.
Der Übergang von Pilotierung oder Projekt in den Regelbetrieb ist organisatorisch noch nicht vorbereitet.

Zielbild

Eine nachvollziehbare Vorbereitungs-, Einführungs- und Betriebskette für KI-bezogene Vorhaben.

Öffentliche Auftraggeber benötigen nicht nur eine technische Lösung, sondern einen belastbaren fachlichen Rahmen für Auswahl, Einführung, Prüfung und laufende Steuerung.

Was das Zielbild umfasst

Vom abgegrenzten Anwendungsfall bis zum geregelten Betrieb.

Das Zielbild verbindet Bedarfsanalyse, Soll-Prozess, Anforderungen, Bewertung, Pilotierung und Betriebsorganisation zu einer durchgängigen Arbeitskette. Dadurch lassen sich Entscheidungen besser begründen, Leistungen klarer beschreiben und spätere Änderungen kontrollierter behandeln.

Fachlich abgegrenzter Anwendungsfall mit klarem Zweck und Nutzenbild
Dokumentierter Ist- und Soll-Prozess einschließlich Rollen, Entscheidungen und Ausnahmen
Prüfbare fachliche und KI-spezifische Anforderungen
Strukturierte Bewertung von Angeboten, Demos, Teststellungen oder Pilotansätzen
Festgelegte Human-Oversight-, Prüf- und Freigabeschritte
Vorbereitete Übergabe in Support, Betrieb, Überwachung und Änderungsmanagement

Unsere Leistungen

Fachliche Vorbereitung und Umsetzungsbegleitung für öffentliche KI-Vorhaben.

Bedarf

Anwendungsfälle prüfen und priorisieren

Aufgabe, Prozess, Daten, Nutzen, Fehlerfolgen und organisatorische Voraussetzungen strukturiert bewerten.

Prozess

Ist- und Soll-Prozesse dokumentieren

Rollen, Bearbeitungsschritte, Datenflüsse, Entscheidungen, Ausnahmen und Kontrollen nachvollziehbar abbilden.

Anforderungen

Fachliche und KI-spezifische Anforderungen entwickeln

Funktionen, Daten, Nachvollziehbarkeit, Human Oversight, Schnittstellen, Dokumentation und Support strukturiert formulieren.

Vergabevorbereitung

Leistungsgegenstand und fachliche Zuarbeit vorbereiten

Leistungsbeschreibung, Liefergegenstände, Qualitätsanforderungen, Tests und Mitwirkungen fachlich strukturieren.

Bewertung

Anbieterfragen und Bewertungslogik entwickeln

Angebote, Präsentationen, Demoformate und Teststellungen anhand nachvollziehbarer Kriterien auswertbar machen.

Pilotierung

Test- und Pilotszenarien vorbereiten

Realistische Standard-, Ausnahme- und Fehlerfälle mit erwarteten Ergebnissen und Prüfkriterien definieren.

Einführung

Human Oversight und Betriebsübergabe gestalten

Prüf-, Freigabe- und Dokumentationsschritte mit Schulung, Support und Übergabe in den Regelbetrieb verbinden.

Laufender Betrieb

Änderung, Qualität und Vorfälle organisieren

Updates, neue Einsatzbereiche, Qualitätsbeobachtung, Eskalation und erneute Prüfungen strukturiert aufsetzen.

Beschaffungskontext

KI-Vorhaben können unterschiedliche Beschaffungs- und Umsetzungsformen haben.

In der Praxis kann es um eine neue Ausschreibung, eine Funktionserweiterung eines bestehenden Fachverfahrens, eine Teststellung, einen Pilotbetrieb, einen Abruf aus einem Rahmenvertrag oder um eine organisationsinterne Regelung für bereits verfügbare Systeme gehen.

SP Services unterstützt dabei, den tatsächlichen Gegenstand fachlich sauber zu strukturieren – als Grundlage für weitere Entscheidungen, Vergabeschritte, Pilotierungen oder Betriebsmaßnahmen.

Vorgehensmodell

Eine durchgängige Arbeitskette von der Idee bis zum geregelten Betrieb.

Bedarf klären

Aufgabe, Ziel, Nutzen und Rahmenbedingungen des Vorhabens festlegen.

Prozess erfassen

Ist-Ablauf, Rollen, Daten, Dokumente, Varianten und Kontrollen aufnehmen.

Eignung bewerten

Prüfen, ob KI sinnvoll ist oder ob andere Lösungswege geeigneter sind.

Sollbild entwickeln

Zielprozess, Rollen, Systemgrenzen und fachliche Kontrollpunkte definieren.

Anforderungen vorbereiten

Fachliche und KI-spezifische Anforderungen, Bewertungslogik und Tests ausarbeiten.

Lösungen bewerten

Angebote, Demos, Teststellungen oder Pilotansätze anhand einheitlicher Kriterien auswerten.

Pilotieren und prüfen

Reale oder realitätsnahe Fälle mit Prüfschritten, Human Review und Dokumentation erproben.

Einführen und übergeben

Schulung, Arbeitsunterlagen, Support, Governance und Betriebsübergabe vorbereiten.

Betrieb kontrollieren

Qualität, Änderungen, Vorfälle und neue Einsatzbereiche überwachen und aktualisieren.

Test und Abnahmevorbereitung

KI-bezogene Funktionen anhand realistischer Verwaltungsfälle bewerten.

Allgemeine Produktpräsentationen reichen häufig nicht aus. Wir entwickeln fachliche Testfälle, erwartete Ergebnisse, Bewertungskriterien und Dokumentationsstrukturen – bezogen auf den tatsächlichen Verwaltungsprozess.

Fachliche Qualität und Vollständigkeit
Umgang mit fehlenden oder widersprüchlichen Informationen
Erkennbare Grenzen und unsichere Ausgaben
Quellen- und Nachweisbezug
Rollen, Berechtigungen und Protokollierung
Human Review, Korrektur und Eskalation
Verhalten nach Updates oder Konfigurationsänderungen

Abgegrenzter Einstieg

Den Gegenstand zunächst belastbar vorbereiten.

Analyse

KI-Use-Case- und Vorhabencheck

Kompakte Analyse von Prozess, Daten, Nutzen, Alternativen, Kontrollbedarf und weiteren Handlungsfeldern.

Spezifikation

Fachlicher Anforderungskatalog

Fachliche, organisatorische und KI-spezifische Anforderungen für einen abgegrenzten Gegenstand erarbeiten.

Bewertung

Demo- und Bewertungsset

Anbieterfragen, Bewertungsmatrix, Demoablauf und fachliche Testszenarien entwickeln.

Pilot

Pilot und Betriebsübergabe

Pilotierung einschließlich Test, Rollen, Arbeitsunterlagen, Schulung und Betriebsprozessen begleiten.

Mögliche Liefergegenstände

Fachliche Unterlagen für Vorbereitung, Einführung und Betrieb.

Use-Case-Steckbrief und Entscheidungsvorlage
Ist- und Soll-Prozessdarstellung
Daten- und Dokumentenfluss
Rollen- und Verantwortlichkeitsmatrix
Fachlicher Anforderungskatalog
KI-spezifischer Fragenkatalog
Bewertungsmatrix und Testszenarien
Pilotierungsplan und Human-Oversight-Konzept
Arbeits-, Test- und Übergabeunterlagen
Änderungs- und Vorfallprozess

Häufige Fragen

Wichtige Fragen zu KI-Vorhaben, Vorbereitung und Betrieb.

Unterstützt SP Services bereits vor Beginn eines Vergabeverfahrens?

Ja. Bedarf, Prozess, Anwendungsfall, Anforderungen, Liefergegenstände und Bewertungsgrundlagen können bereits vor formalen Vergabeschritten strukturiert vorbereitet werden.

Muss am Ende immer eine neue KI-Lösung beschafft werden?

Nein. Das Ergebnis kann auch sein, dass eine Erweiterung bestehender Systeme, ein regelbasierter Workflow, klassische Automatisierung oder eine organisatorische Regelung geeigneter ist.

Unterstützt SP Services auch bei Teststellungen und Pilotierungen?

Ja. Wir können Demoabläufe, Testszenarien, Bewertungsmatrizen, fachliche Prüfschritte und die Dokumentation von Pilotphasen vorbereiten und begleiten.

Entwickelt SP Services vollständige Vergabeunterlagen?

Wir unterstützen insbesondere bei fachlichen Leistungsbestandteilen, Anforderungen, Liefergegenständen, Bewertungslogik und Testszenarien. Formale und vergaberechtliche Bestandteile verbleiben bei den zuständigen Stellen oder spezialisierten Partnern.

Unterstützt SP Services auch nach Zuschlag oder Projektstart?

Ja. Mögliche Leistungen sind Anforderungspräzisierung, Pilotierung, fachliche Tests, Dokumentation, Schulung, Betriebsübergabe und laufende Organisationsunterstützung.

Ist eine Zusammenarbeit als Unterauftragnehmer möglich?

Ja. Wir übernehmen klar abgegrenzte Prozess-, Anforderungs-, Test-, Governance-, Dokumentations- und Projektunterstützungspakete innerhalb größerer öffentlicher Vorhaben.

Nächster Schritt

KI-Vorhaben vor der Einführung strukturiert einordnen.

Über unsere Kontaktseite können Sie den geplanten Anwendungsfall oder das Vorhaben kurz schildern. Gemeinsam klären wir, welche Prozesse, Anforderungen, Tests oder Betriebsfragen zuerst bearbeitet werden sollten.

Zur Kontaktseite Zur Übersicht Öffentliche Auftraggeber